Salpauksen Kyläjuhlat 2018

Olet täällä

Koulutuskeskus Salpauksen Kyläjuhlat järjestettiin toisen kerran tämän vuoden elokuussa. Kyläjuhlat on Salpauksen opiskelijoiden ja henkilöstön yhteinen tapahtuma. Tarkoituksena on järjestää miellyttävä juhla uutta lukuvuotta aloittaville opiskelijoille sekä henkilöstölle. Tapahtuma rakentuu ruoan, musiikin ja yhdessä tekemisen ympärille.

Opiskelemme koulutuskeskus Salpauksessa matkailupalvelujen tuottajiksi. Yhdeksi ammatilliseksi valinnaiseksi olimme molemmat valinneet tapahtumajärjestämisen. Opettajamme Maaria Alén otti meihin yhteyttä tammikuussa ja kertoi olevansa tänä vuonna Salpauksen Kyläjuhlien tapahtumatuottaja. Hän kysyi, haluaisimmeko ottaa hoitaaksemme stagemanagerin ja kenttävastaavan tehtävät sekä lähteä muutenkin harjoittelemaan tapahtumajärjestämistä. Vastasimme molemmat myöntävästi ja olimme otettuja, että pääsimme mukaan näin ison tapahtuman järjestämiseen ja vieläpä näinkin isoihin rooleihin.

Kenttävastaavan tehtäviin kuului lähestulkoon kaikki, mikä tapahtui lavan ulkopuolella. Tämä tarkoitti yhteydenpitoa ja suunnittelua kenttäohjelman suhteen niin Salpauksen sisäisten alojen kanssa kuin ulkopuolisten sidosryhmien suuntaan. Myös SAKU ry oli mukana! Stagemanagerin vastuulla taas oli, että lavalla kaikki toimi kuin pitää sekä esiintyjien tarpeista ja riittävästä ohjeistuksesta huolehtiminen. 

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Tapahtuman suunnittelu lähti käyntiin jo helmikuussa, jolloin aloimme työstämään turvallisuussuunnitelmaa sekä hankkimaan tarvittavia lupia, joita olikin yllättävän paljon! Aloimme myös rakentamaan tapahtumaa erilaisissa kokouksissa. Saimme myös joitain yksityisiä oppitunteja tapahtumajärjestämiseen liittyen. Teimme kevään ja kesän aikana paljon töitä yhdessä tiiminä, mutta hoidimme samaan aikaan omia toimenkuviamme erillään. 

Elokuussa työtahti kiristyi entisestään, kun tapahtuma läheni. Töitä ja tekemistä riitti ja olikin yllättävää huomata, kuinka paljon erilaisia asioita pitääkään ottaa huomioon näin ison tapahtuman rakentamisessa. Toisaalta oli myös helpottava huomata, kuinka pitkien päivien jälkeen saatiin asioita vietyä eteenpäin ja stressi lieveni sitä mukaa. Huomasimme, että hyvin suunniteltu on todellakin puoliksi tehty. 

Takaiskuja tulee väistämättä eteen, mutta koska olimme aloittaneet tapahtuman työstämisen niin ajoissa, niin meillä oli viime hetkillä aikaa reagoida muuttuviin tekijöihin. Homma saatiin pakettiin mukavasti, vaikka osa esiintyjistä perui viime metreillä ja toisaalta lisää toimijoita halusi osallistua mukaan. Aikataulutkin muuttuivat aina tapahtumaviikolle asti. Koska olimme olleet niin tiiviisti mukana tapahtuman suunnittelussa, osasimme ymmärtää kaikkien liikkuvien osien merkityksen suhteessa kokonaiskuvaan. Uskoisimme tämän olevan yksi tärkeimpiä tapahtumajärjestäjän ominaisuuksia.

Yleisö otti tapahtuman omakseen

Tapahtumapäivänä pääsimme ensimmäistä kertaa konkreettisesti näkemään puolen vuoden työskentelyn tulokset. Hyvän suunnittelun ja valmistautumisen ansiosta mitään isompia ongelmia ei päivän aikana päässyt syntymään ja kerkesimme nauttimaan tapahtuman tunnelmasta. Oli hienoa huomata, kuinka paljon opiskelijoita sekä henkilöstöä oli paikalla nauttimassa yleisestä tunnelmasta, hyvästä (ja ilmaisesta!) tarjoiluista, mielenkiintoisista esiintyjistä sekä toiminnallisista tehtäväpisteistä. Sääkin suosi, eikä kaikkien ennusteiden vastaisesti satanutkaan. 

Tämä oli mielenkiintoinen ja opettavainen projekti, jossa oli ilo olla mukana. Suosittelemme tätä lämpimästi kaikille tapahtumajärjestämisestä kiinnostuneille Salpauksen opiskelijoille.